Privacy policy

Préambule

LETZEASE (ci-après « LETZEASE », « nous » ou « la Société »), société de droit luxembourgeois / immatriculée au Registre de Commerce et des Sociétés de Luxembourg sous le numéro [*] dont le siège social est établi à, L- [*], Grand-Duché de Luxembourg], est éditrice du site internet [site internet] (ci-après le « Site »).

LETZEASE exploite une plateforme de règlement amiable et extrajudiciaire des litiges spécialisée dans le recouvrement de créances au Luxembourg, permettant à ses Utilisateurs, créanciers de sommes impayées, de générer des courriers de mise en demeure personnalisés adressés à leur débiteur puis, en l'absence de résolution amiable, un dossier complet de saisine de la juridiction luxembourgeoise compétente (Justice de Paix, Tribunal d'arrondissement, procédure d'injonction de payer ou toute autre voie applicable selon le montant et la nature de la créance).

LETZEASE attache une importance particulière à la protection de vos données à caractère personnel. La présente politique de confidentialité et de protection des données (ci-après la « Politique ») a pour objet de vous informer, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (le « RGPD »), ainsi qu'à la loi luxembourgeoise modifiée du 1er août 2018 portant organisation de la Commission nationale pour la protection des données (« CNPD ») et mise en œuvre du RGPD, de la manière dont vos données personnelles sont collectées, traitées, conservées, sécurisées et le cas échéant transférées lorsque vous utilisez le Site et les services qui y sont proposés (les « Services »), tels que décrits dans les Conditions Générales d'Utilisation et de Services du Site (les « CGS »), dont la présente Politique fait partie intégrante.

Les termes commençant par une majuscule, non définis dans la présente Politique, ont la signification qui leur est donnée dans les CGS.

LETZEASE est susceptible de modifier la présente Politique à tout moment, notamment pour tenir compte de toute évolution législative, réglementaire, jurisprudentielle ou technique, ou de toute modification affectant l'organisation de la Société. La version applicable est celle publiée sur le Site à la date de votre consultation. La Politique reste, en toute hypothèse, aisément accessible depuis le Site.

1. Qui est responsable du traitement de vos données ?

Le responsable du traitement, au sens de l'article 4.7) du RGPD, est LETZEASE [dénomination sociale complète], dont les coordonnées figurent à l'article 11 (« Contact ») de la présente Politique.

2. Quelles données personnelles collectons-nous ?

LETZEASE veille à ne collecter que les données strictement nécessaires et adéquates au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées, conformément au principe de minimisation posé par l'article 5.1.c) du RGPD.

Lors de la collecte de vos données au moyen des formulaires et questionnaires du Site, le caractère obligatoire d'une information est signalé par un astérisque (*) ou tout signe équivalent. Le défaut de communication d'une donnée obligatoire est susceptible d'empêcher LETZEASE de traiter votre dossier ou de vous fournir les Services demandés. L'ensemble des données ci-dessous n'est pas systématiquement collecté pour chaque dossier : certaines données sont propres à la nature du litige ou au Service souscrit.

2.1 Données relatives à l'Utilisateur (créancier)

• identité : civilité, nom, prénom(s), date de naissance, nationalité ;
• coordonnées : adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone ;
• le cas échéant, qualité de personne morale : dénomination sociale, forme juridique, numéro d'immatriculation au RCS, siège social, identité et qualité du représentant habilité à agir ;
• données relatives à la créance objet du litige : nature de la créance (facture impayée, loyer, prêt, honoraires, prestation de services, etc.), montant, date d'exigibilité, historique des échanges avec le débiteur, pièces justificatives versées au dossier (factures, contrats, bons de commande, relevés de compte, correspondances) ;
• données de facturation strictement nécessaires au paiement des Services (le cas échéant, coordonnées bancaires traitées par notre prestataire de paiement).

2.2 Données relatives au débiteur (« adversaire »)

• civilité, nom, prénom, ou dénomination sociale ;
• adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone, lorsqu'ils sont connus de l'Utilisateur ;
• le cas échéant, numéro de client ou de référence attribué par l'Utilisateur.

2.3 Autres données figurant dans les pièces justificatives

D'autres données à caractère personnel peuvent figurer dans les pièces justificatives versées au dossier par l'Utilisateur (contrats, factures, échanges de correspondance) sans être expressément sollicitées par LETZEASE ni enregistrées de manière structurée dans nos bases de données.

Conformément au principe de minimisation, nous vous invitons à ne communiquer, notamment au sein des zones de texte libre, que les données strictement nécessaires à la résolution de votre litige, et à vous abstenir de communiquer des données dites « sensibles » au sens de l'article 9 du RGPD (données de santé, origine raciale ou ethnique, opinions politiques, convictions religieuses ou philosophiques, appartenance syndicale, orientation sexuelle, etc.) qui ne poursuivraient pas cette finalité.

2.4 Données de connexion et données techniques

À des fins de sécurité, de prévention de la fraude et afin notamment de limiter le nombre de créations de compte par un même Utilisateur, l'adresse IP ainsi que des données techniques de connexion (type de terminal et de navigateur, système d'exploitation, pages consultées, date et heure de connexion) sont collectées automatiquement lors de votre navigation sur le Site. Ces données ne sont jamais utilisées à des fins d'identification nominative ou de profilage commercial de l'Utilisateur, mais uniquement aux fins de sécurisation du Site et de ses Utilisateurs.

3. À quelles fins vos données sont-elles traitées ?

Les traitements mis en œuvre par LETZEASE répondent à des finalités déterminées, explicites et légitimes, fondées selon le cas sur l'exécution du contrat conclu avec vous (article 6.1.b) RGPD), le respect d'une obligation légale ou réglementaire à laquelle LETZEASE est soumise (article 6.1.c)), l'intérêt légitime de LETZEASE (article 6.1.f)), ou votre consentement (article 6.1.a)).

LETZEASE collecte et traite vos données personnelles afin de :

• créer, gérer et sécuriser votre compte Utilisateur et votre accès au Site ;
• générer les courriers de mise en demeure et autres documents de résolution amiable destinés au débiteur ;
• envoyer ces courriers au débiteur, pour le compte et sur instruction de l'Utilisateur ;
• déterminer et vous proposer la juridiction luxembourgeoise territorialement et matériellement compétente pour connaître de votre litige ;
• générer les actes et pièces nécessaires à la saisine de cette juridiction (notamment requête, citation, procédure en injonction de payer) ;
• transmettre le dossier de saisine à la juridiction compétente et, le cas échéant, à l'huissier de justice/exploitant de justice chargé de la signification des actes ;
• assurer le suivi de votre dossier et communiquer avec vous à ce sujet ;
• facturer les Services souscrits et gérer la comptabilité, le recouvrement des sommes dues à LETZEASE et la lutte contre la fraude ;
• répondre à vos demandes, réclamations et assurer le support client ;
• assurer la sécurité et l'intégrité du Site, et prévenir les usages abusifs ou frauduleux ;
• respecter nos obligations légales, réglementaires et comptables ;
• améliorer la qualité de nos Services au moyen de statistiques anonymisées ou pseudonymisées.

En dehors de ces finalités, LETZEASE ne collecte ni ne traite aucune donnée sans votre accord préalable, et notamment jamais à des fins de prospection commerciale non sollicitée ou de profilage automatisé produisant des effets juridiques à votre égard.

4. Qui sont les destinataires de vos données ?

Vos données personnelles sont destinées aux services internes de LETZEASE habilités à en connaître dans le cadre de leurs fonctions (équipes juridiques, service client, service technique, service comptable), selon le principe du besoin d'en connaître.

Elles peuvent également être communiquées, dans la stricte mesure nécessaire à la réalisation des finalités décrites à l'article 3, aux destinataires suivants :

• le débiteur (adversaire), pour les seules données nécessaires à l'identification des parties et à la résolution du litige, dans le cadre de l'envoi de la mise en demeure et, le cas échéant, des actes de procédure ;
• les juridictions luxembourgeoises compétentes (notamment la Justice de Paix et le Tribunal d'arrondissement) ainsi que, le cas échéant, les huissiers de justice/exploitants de justice chargés de la signification des actes ;
• nos prestataires techniques (hébergement, messagerie électronique, envoi de courriers postaux ou recommandés électroniques, solutions de paiement en ligne), agissant en qualité de sous-traitants au sens de l'article 28 du RGPD et liés par des clauses contractuelles garantissant un niveau de protection adéquat ;
• nos conseils (avocats, experts-comptables, réviseur d'entreprises), lorsque cela est nécessaire à la défense de nos droits ou au respect de nos obligations légales ;
• toute autorité administrative ou judiciaire habilitée à en faire la demande en vertu d'une obligation légale ou d'une décision de justice.

LETZEASE s'assure contractuellement que ces destinataires traitent vos données dans des conditions garantissant leur intégrité, leur confidentialité et leur sécurité, et pour les seules finalités autorisées. Vos données ne sont en aucun cas vendues ni louées à des tiers, ni communiquées à des fins de prospection commerciale sans votre consentement préalable, lequel peut être retiré à tout moment.

5. Quelle est la durée de conservation de vos données ?

Vos données à caractère personnel sont conservées pour la durée strictement nécessaire à l'accomplissement des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, selon le cycle de conservation suivant :

• Dossiers actifs : les données nécessaires à la création du dossier, à l'exécution des Services et au suivi du dossier sont conservées pendant deux (2) ans à compter de la dernière interaction de l'Utilisateur avec le Site ou les Services. Ce délai est réduit à un (1) an lorsque l'Utilisateur n'a pas finalisé la constitution de son dossier ;
• Archivage intermédiaire : à l'issue de cette période, l'accès aux données est restreint et celles-ci sont conservées, à des fins probatoires et de gestion d'un éventuel contentieux, dans un environnement d'archivage sécurisé et à accès limité, pendant une durée correspondant aux délais de prescription applicables en droit luxembourgeois (en principe dix ans en matière civile et commerciale, sous réserve des délais plus courts éventuellement applicables) ;
• Données comptables et fiscales : les factures et pièces comptables relatives aux Services facturés par LETZEASE sont conservées pendant dix (10) ans, conformément à l'article 16 du Code de commerce luxembourgeois ;
• À l'expiration de ces délais : vos données sont supprimées ou anonymisées à des fins statistiques ou de recherche et développement, sous réserve des données dont la conservation demeurerait requise par une obligation légale spécifique.

6. Comment vos données sont-elles sécurisées ?

LETZEASE met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées, proportionnées aux risques présentés par les traitements, afin de garantir un niveau de sécurité adapté et de préserver l'intégrité, la confidentialité et la disponibilité de vos données, notamment : hébergement sécurisé au sein de l'Union européenne, chiffrement des données en transit, gestion des accès selon le principe du moindre privilège, journalisation et supervision des accès, sauvegardes régulières, et sensibilisation du personnel aux exigences de protection des données.

En cas de violation de données à caractère personnel susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, LETZEASE s'engage à notifier cette violation à la CNPD dans les délais prévus par l'article 33 du RGPD et, lorsque le risque est élevé, à vous en informer directement conformément à l'article 34 du RGPD.

7. Transfert de vos données hors de l'Union européenne

En principe, vos données personnelles sont hébergées et traitées au sein de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen.

Dans l'hypothèse où le recours à certains prestataires impliquerait un transfert de données vers un pays tiers ne bénéficiant pas d'une décision d'adéquation de la Commission européenne, LETZEASE s'assure de la mise en place de garanties appropriées au sens des articles 44 et suivants du RGPD (notamment la conclusion de clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, ainsi que des mesures techniques et organisationnelles complémentaires), afin d'assurer un niveau de protection substantiellement équivalent à celui garanti au sein de l'Union européenne.

8. Utilisation de cookies et traceurs

Le Site utilise des cookies et traceurs, notamment à des fins de fonctionnement technique, de sécurité, de mesure d'audience et, sous réserve de votre consentement lorsque celui-ci est requis, à des fins statistiques. Les conditions de dépôt, d'utilisation et de paramétrage de ces cookies sont décrites au sein de notre Politique de gestion des cookies, accessible depuis le Site, que nous vous invitons à consulter.

9. Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Conformément au RGPD et à la loi luxembourgeoise modifiée du 1er août 2018 précitée, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d'accès (article 15 RGPD) : obtenir la confirmation que vos données sont ou non traitées et, le cas échéant, en obtenir une copie ;
• Droit de rectification (article 16 RGPD) : obtenir la correction de données inexactes ou incomplètes ;
• Droit à l'effacement (article 17 RGPD) : obtenir l'effacement de vos données dans les cas prévus par le RGPD ;
• Droit à la limitation du traitement (article 18 RGPD) ;
• Droit d'opposition (article 21 RGPD), pour les traitements fondés sur l'intérêt légitime de LETZEASE ; il est précisé que LETZEASE ne traite les données collectées que pour les finalités décrites dans la présente Politique, et en aucun cas à des fins de prospection commerciale non sollicitée ;
• Droit à la portabilité (article 20 RGPD), pour les données que vous avez fournies et dont le traitement repose sur l'exécution du contrat ou votre consentement, mis en œuvre au moyen d'un procédé automatisé ;
• Droit de retirer votre consentement à tout moment (article 7 RGPD), pour les traitements qui reposent sur celui-ci, sans que ce retrait n'affecte la licéité du traitement effectué avant son retrait ;
• Droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Ces droits peuvent être exercés en contactant LETZEASE aux coordonnées indiquées à l'article 11 (« Contact ») ci-dessous. Afin de nous permettre de maintenir vos données personnelles à jour, nous vous recommandons de nous informer en cas de changement ou d'inexactitude les concernant.

Afin de garantir votre identité et d'éviter toute usurpation, une copie d'une pièce d'identité pourra vous être demandée en cas de doute raisonnable sur l'identité de l'auteur de la demande. LETZEASE s'engage à répondre à toute demande dans un délai d'un (1) mois à compter de sa réception, ce délai pouvant être prolongé de deux mois supplémentaires compte tenu de la complexité et du nombre de demandes, auquel cas vous en seriez informé dans le délai initial.

10. Droit d'introduire une réclamation

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que le traitement de vos données personnelles constitue une violation du RGPD, vous disposez du droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle luxembourgeoise :

Commission nationale pour la protection des données (CNPD) : 15, Boulevard du Jazz — L-4370 Belvaux - Grand-Duché de Luxembourg

Téléphone : (+352) 26 10 60 -1 - Site internet : http://www.cnpd.lu

Cette réclamation peut également être introduite auprès de l'autorité de contrôle de l'État membre de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail, ou du lieu de la violation alléguée, lorsque celui-ci diffère du Luxembourg.

11. Contact - Comment nous joindre ?

Pour toute question relative à la présente Politique, à la manière dont vos données sont traitées, ou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter LETZEASE :

• Par courrier électronique : rgpd@letzease.lu
• Par courrier postal : LETZEASE [adresse] - Grand-Duché de Luxembourg

12. Modification de la présente Politique

La présente Politique peut être modifiée à tout moment par LETZEASE, notamment pour tenir compte de toute évolution législative, réglementaire, jurisprudentielle ou technique. En cas de modification substantielle, LETZEASE s'engage à en informer les Utilisateurs par tout moyen approprié (notification sur le Site, courrier électronique). Nous vous invitons à consulter régulièrement la présente page. La Politique fait, en tout état de cause, partie intégrante des CGS du Site.

Dernière mise à jour : 01/09/2026